1/04/20 | Gestão de Empresas | Nenhum comentário
Gerenciamento de tarefas é um assunto que está em alta entre as pessoas e nas pesquisas do Google há alguns anos. As dúvidas sobre como usar suas técnicas de maneira eficaz podem surgir individualmente ou para toda uma organização.
Levando para o lado individual, qualquer profissional precisa de um método ou ferramenta para equilibrar suas atividades da vida pessoal e profissional, de forma a garantir que nenhuma prioridade seja deixada de lado. Já do ponto de vista organizacional, a visão se volta para os casos em que as tarefas envolvem várias pessoas que precisam trabalhar como uma unidade.
Quer entender como funciona o gerenciamento de tarefas? Confira abaixo tudo o que você precisa saber e 3 dicas para gerenciar melhor seu tempo.
O gerenciamento de tarefas se trata de utilizar técnicas com o objetivo de melhorar o desempenho na gestão de atividades. Basicamente, a finalidade é conseguir garantir que todas sejam realizadas no tempo determinado.
Caso ainda não esteja clara a importância, gerenciar bem as tarefas do dia a dia traz uma grande vantagem no tempo despendido no trabalho e também na qualidade de vida em geral. Isso porque evita a sensação de estar sobrecarregado e fora do controle, sentimentos comuns para empreendedores.
Se tudo é prioridade, então nada é. Essa frase é extremamente correta, especialmente para as pessoas que estão gerindo um negócio.
Antes de qualquer outra coisa, o profissional precisa saber bem quais atividades ou demandas são prioridades. Dessa forma, vai ser capaz de tomar decisões para adiar ou adiantar tarefas, sem abrir mão do que é mais relevante para a empresa.
Existem diversas formas para definir prioridades, entre elas a matriz GUT. Essa ferramenta se trata de pontuar suas atividades, projetos ou demandas em 3 aspectos:
Para pessoas que fazem “um pouco de tudo”, gerenciar suas tarefas se torna um grande desafio, pois é difícil entender bem o que deve ser feito e qual a ordem de prioridade das demandas. Os empreendedores costumam encontrar-se nesse dilema, já que assumem o papel de interagir com várias áreas da empresa.
Uma forma de mitigar essa dificuldade é definir um fluxo de trabalho pessoal. Ao ter claramente estabelecido o tempo que será dedicado a cada setor da organização, quais os principais processos que precisam ser fiscalizados e quais são as pessoas de contato prioritário, fica mais claro o que deve ser feito durante o dia.
Ademais, para que o fluxo de trabalho seja bem executado, o gestor precisa de uma comunicação efetiva com todos os membros de sua equipe, de forma a impedir demandas que não lhe cabem e estar ciente de quando seu trabalho é necessário.
Por fim, o gerenciamento de tarefas pode encontrar diversas vantagens e atalhos utilizando a tecnologia. Seja com calendários online, como é o caso do Google Agenda ou de plataformas para gestão de projetos, como o Trello, utilizar aplicativos e ferramentas economiza bastante o tempo de qualquer empreendedor e aumenta a efetividade do seu gerenciamento.
Isso ocorre porque o gestor se torna capaz de automatizar sua organização e deixar lembretes e informações importantes em locais de fácil acesso. Especialmente no quesito de automatizar atividades desnecessárias, a tecnologia pode ser um grande aliado de qualquer proprietário de um negócio.
O gerenciamento de tarefas é um passo muito importante e básico para qualquer um que procura ser mais produtivo e ter efetividade dentro de sua rotina. Além disso, proporciona uma maior saúde e sustentabilidade para a empresa, levando em conta que o empreendedor passa a dedicar seu tempo e esforço àquilo que é mais importante.
Quer saber mais sobre como a tecnologia e a automação pode auxiliar os resultados e a sustentabilidade da sua empresa? Confira nosso artigo sobre os benefícios da automação de processos!
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