Veja 3 desvantagens das planilhas de controle e como substituí-las nas locadoras

As planilhas de controle fazem parte de um passado remoto na maioria das empresas que já se modernizaram. Curiosamente, ainda existem organizações que precisam delas para fazer o gerenciamento de clientes e equipamentos. No entanto, é possível se livrar dos problemas que elas trazem adotando modernos sistemas informatizados.

Este artigo aborda melhor sobre o tema. Ao lê-lo, você saberá com mais detalhes o que são essas planilhas. Conhecerá três desvantagens de utilizá-las, além de descobrir por que uma solução muito mais moderna e eficiente é mais vantajosa.

Aproveite e tenha uma ótima leitura!

O que são planilhas de controle?

As planilhas de controle foram durante muito tempo alternativas ao uso de softwares de gestão (ERP, Enterprise Resources Planning). Estes últimos eram conhecidos por serem ferramentas poderosas no gerenciamento dos departamentos empresariais, mas também tinham um alto custo para serem adquiridos.

Dessa forma, empresas menores usavam as planilhas como forma de armazenar e processar suas informações. Mas com o tempo, a solução mostrou-se ser um problema, principalmente em situações que requerem uma grande base de dados. Para sorte das empresas, existem softwares que dão conta do recado e são altamente acessíveis.

Quais são as desvantagens de utilizar planilhas de controle?

Acompanhe, abaixo, as três principais desvantagens no uso das antigas planilhas utilizadas para controle!

1. Possibilidade de erros no preenchimento

Ao considerar o uso de planilhas de controle, jamais deve ser afastada a possibilidade de erro humano. Na verdade, essa é uma ocorrência com alta incidência, já que colaboradores estão sempre susceptíveis ao cansaço e a distrações. Assim, os resultados planejados podem ser diferentes daqueles apresentados na prática pelo simples fato de que um dado foi inserido de forma equivocada.

2. Difícil operação

A depender do tamanho da planilha de controle, pode ser muito difícil operá-la. Se ela utilizar conceitos mais complexos como macros e banco de dados VBA, a missão é mais árdua ainda. Caso seja necessário substituir algum colaborador que já esteja habituado a utilizá-la, mais tempo será necessário para treinar um novo funcionário.

3. Dificuldade de processamento

A verdade é que planilhas de controle não lidam bem com uma carga de dados muito grande. Isso significa que conforme a empresa evolui, mais e mais informações precisam ser armazenadas.

Em determinado momento, a operação da planilha pode se tornar muito problemática, pois o banco de dados que precisa ser acessado já se tornou muito grande. Migrar essas informações pode ser mais difícil ainda.

Por que os softwares são mais adequados para o controle das locadoras?

Os softwares, diferentes das planilhas, são projetados para atender ao objetivo de empresas que alugam equipamentos. Assim, existem módulos específicos para fazer cadastro de clientes e do patrimônio, controle financeiro e gerenciamento de manutenção de maquinário.

Usar planilhas de controle tornou-se algo completamente obsoleto nos dias atuais. Se você precisa substituí-las por um software, saiba que empresas como a SAM fornecem poderosos sistemas capazes de efetuar um gerenciamento eficiente de toda a operação.

Tanto a parte de maquinário quanto o trato com os clientes podem ser feitos em uma mesma base computacional. É um sistema completo que não tem nenhum dos vícios e problemas observados nas planilhas de controle.

Gostou do conteúdo? Então, aproveite para entrar em contato e conhecer melhor o sistema que vai revolucionar a gestão da sua locadora de equipamentos!